Instrucciones y guía para realizar los trámites de renuncia
(Aprobado por el Consejo Directivo en sesión de fecha 21 de mayo de 2015 – Acta Nº 3936 y Modificado por el Consejo Directivo en sesión de fecha 10 de septiembre de 2015 – Acta N° 3949)
Previo al inicio de todo trámite, los escribanos que renuncien a los efectos de obtener el beneficio jubilatorio deberán concurrir a la Caja Notarial Complementaria para la verificación del cumplimiento de todos los requisitos para obtener el beneficio.
Trámite a realizar por el ESCRIBANO RENUNCIANTE
- INICIO DEL TRÁMITE
El escribano deberá presentar en mesa de entradas una nota dirigida al presidente del Colegio de Escribanos manifestando la renuncia y solicitando la inspección al efecto. En la nota deberá informar la dirección de correo electrónico en uso y el/los teléfono/s de contacto alternativo/s.
- INSPECCION DE PROTOCOLOS:
Se inspeccionará el Protocolo del año anterior y el del año corriente, junto con la restante documentación notarial correspondiente al Registro.
Si la renuncia corresponde a un escribano Titular SIN adscriptos TODAS LAS ESCRITURAS DEBERÁN ESTAR INSCRIPTAS en el Registro de la Propiedad Inmueble.
En los demás casos de renuncia, el escribano que quede a cargo del protocolo DEBERÁ asumir la continuidad y cumplimiento de todos los trámites post escriturarios y, tendrá la opción de asumir las observaciones que pudieran resultar de la inspección, sin perjuicio de la responsabilidad legal del escribano renunciante.
- 1) Resultado de la inspección:
- SIN OBSERVACIONES: Inspección remite el informe a Secretaría junto con el Expediente de renuncia y comunica a las Áreas pertinentes.
- CON OBSERVACIONES: Se abre el expediente de Inspección y una vez resuelto por el Consejo Directivo se remite el informe a Secretaría junto con el Expediente de renuncia y se comunica a las Áreas pertinentes.
Si en el trámite del expediente de inspección se subsanaron todas las observaciones, éste sigue su curso y el expediente de Renuncia se remite con el informe pertinente a Secretaría.
Si el expediente de Inspección derivara en la instrucción de un Sumario, el informe se remitirá a Secretaría recién cuando el Consejo Directivo cierre dicho Sumario, aun cuando el Sumario se eleve para su resolución al Tribunal de Superintendencia del Notariado
- 2) Efectos de la inspección:
– FINALIZADA LA INSPECCIÓN EL ESCRIBANO RENUNCIANTE DEBE ABSTENERSE DE AUTORIZAR DOCUMENTOS, -excepto los necesarios para subsanar las observaciones formuladas- caso contrario deberá realizarse una nueva inspección.
– SUSPENSION DE LA RUBRICA. El día hábil inmediato posterior a la devolución del expediente de Renuncia a la Secretaría será suspendida la venta de fojas.
III. ENTREGA DE DOCUMENTACION
Una vez concluida la inspección SIN OBSERVACIONES o cumplimentadas las observaciones que fueren subsanables, el renunciante dentro de los 5 (cinco) días hábiles siguientes al de haberse notificado que se ha dado por cumplida aquella, entregará toda la documentación al Área de Documentación Incautada y Depósito de Protocolos.
LA TOTALIDAD DE LA DOCUMENTACION QUE DEBA ENTREGAR EL ESCRIBANO RENUNCIANTE SE RECIBIRA EN UN SOLO ACTO. NO SE RECIBIRA DOCUMENTACION EN FORMA PARCIAL
La documentación debe ser entregada en el Área de Documentación Incautada y Depósito de Protocolos, ubicada en la sede del Archivo de Protocolos Notariales, Alsina 2280 2° piso, con excepción de los Tomos de Protocolo encuadernados que se entregarán previamente en el Archivo de Protocolos ubicado en el 3° piso del mismo edificio.-
Para entregar toda la documentación deberá comunicarse anticipadamente al Área de Documentación Incautada y Depósito de Protocolos a los TE 4809-6935/6926 en el horario de 9 a 15 hs.- Podrá concurrir solamente luego que se le asigne turno para la entrega.
Se cuenta con una playa de estacionamiento para la entrega segura y para que pueda recibir colaboración en el traslado de la documentación.
Para entregar la documentación, el escribano deberá aguardar el llamado por parte del personal del Area de Documentación Incautada y Depósito de Protocolos, a fin de acordar el día y la hora de entrega de la misma. Sólo podrá concurrir luego que se le asigne turno para la entrega. Las notas de entrega de la documentación notarial se presentarán en tres ejemplares, en formato A4, con copia de las planillas de la inspección practicada con motivo de la renuncia presentada.
DOCUMENTACIÓN A ENTREGAR:
III. 1. ESCRIBANO TITULAR SIN ADSCRIPTO:
a- Protocolo: TODO el protocolo que se encuentre en su poder, debidamente encuadernado.- Se admitirá sin encuadernar solamente el protocolo del año corriente y el inmediato anterior, salvo que por la cantidad de folios sea viable la encuadernación conjunta con el o los años anteriores en un solo tomo. También se recibirá el año siguiente anterior cuando de la inspección surja que la única observación fuere la falta de encuadernación de tal año. El resto de los años deberán ser entregados encuadernados como condición del trámite de renuncia
b- Los Libros de Requerimientos y las Fojas Movibles de Certificaciones de Firmas. Las Fojas Movibles de Certificación de Firmas deben ser entregadas en su totalidad encuadernadas cada 500 fojas o espiraladas cada 200 fojas, aún las del año corriente a la renuncia.
c- Fojas de Rúbrica de Libros. Las mismas deben entregarse espiraladas cada 200 fojas.
d- Fojas sin utilizar. Deben ser entregadas todas las fojas de actuación notarial, certificación de firmas, anexos, concuerdas y certificación de fotocopias que hayan sido adquiridas y no hayan sido utilizadas.
e- Chequera de compra de fojas.
f- Chequera de cuenta personal.
Al momento de la entrega, se evaluará la cantidad de Fojas que se encuentren sin encuadernar y/o espiralar, a fin de estimar la cantidad de tomos de encuadernación y/o espiralados que deban realizarse. El resultado de la estimación se notificará al escribano, quien debe dar su conformidad para el inmediato y correspondiente cobro de los mismos y de la multa por falta de encuadernación si correspondiere.
IMPORTANTE: CARGO POR FALTA DE ENCUADERNACIÓN Si el escribano entregara documentación que debería encontrarse encuadernada y/o espiralada de acuerdo a la reglamentación vigente, deberá abonar una multa equivalente al cincuenta por ciento (50%) del costo estimado de encuadernación y/o espiralado de la misma. El cobro de esta multa se hará efectivo conjuntamente con el cobro de la encuadernación y/o espiralado.
III. 2. ESCRIBANO TITULAR CON ADSCRIPTO:
- Los Libros de Requerimientos y las Fojas Movibles de Certificaciones de Firmas. Las Fojas Movibles de Certificación de Firmas deben ser entregadas en su totalidad encuadernadas cada 500 fojas o espiraladas cada 200 fojas, aún las del año corriente a la renuncia.
b- Fojas sin utilizar. Deben ser entregadas todas las fojas de certificación de firmas y anexos que hayan sido adquiridas y no hayan sido utilizadas.
c- Chequera de compra de fojas.
d- Chequera de cuenta personal.
Respecto del protocolo, Fojas de Actuación Notarial, Concuerdas, Fojas de Rúbrica de Libros y demás documentación notarial que sea de uso indistinto entre los escribanos del registro; el adscripto o el primero de ellos en caso de haber dos, deberá suscribir el inventario dejando expresa constancia de que la restante documentación notarial queda su cargo y que asume la obligación de continuar hasta su total terminación los trámites post escriturarios que se encontraren pendientes.
Al momento de la entrega, se evaluará la cantidad de Fojas que se encuentren sin encuadernar y/o espiralar, a fin de estimar la cantidad de tomos de encuadernación y/o espiralados que deban realizarse. El resultado de la estimación se notificará al escribano, quien debe dar su conformidad para el inmediato y correspondiente cobro de los mismos y de la multa por falta de encuadernación si correspondiere.
IMPORTANTE: CARGO POR FALTA DE ENCUADERNACIÓN Si el escribano entregara documentación que debería encontrarse encuadernada y/o espiralada de acuerdo a la reglamentación vigente, deberá abonar una multa equivalente al cincuenta por ciento (50%) del costo estimado de encuadernación y/o espiralado de la misma. El cobro de esta multa se hará efectivo conjuntamente con el cobro de la encuadernación y/o espiralado.
III. 3. ESCRIBANOS ADSCRIPTOS QUE CONTINUAN EN EJERCICIO DE LA FUNCION
III. 3. a. Renuncia a la adscripción de un Registro Notarial con Titular u otro adscripto para tomar posesión como titular o adscripto de OTRO registro
NO ENTREGA DOCUMENTACION
III. 3. b. Renuncia a la adscripción para asumir la titularidad del MISMO Registro Notarial
NO ENTREGA DOCUMENTACION
III. 4. ESCRIBANOS ADSCRIPTOS QUE NO CONTINUAN EN EL EJERCICIO DE LA FUNCION
III. 4. a. Registro Notarial que cuenta con titular
- Los Libros de Requerimientos y las Fojas Movibles de Certificaciones de Firmas. Las Fojas Movibles de Certificación de Firmas deben ser entregadas en su totalidad encuadernadas cada 500 fojas o espiraladas cada 200 fojas, aún las del año corriente a la renuncia.
b- Fojas sin utilizar. Deben ser entregadas todas las fojas de certificación de firmas y anexos que hayan sido adquiridas y no hayan sido utilizadas; así como toda otra documentación que NO sea de uso indistinto entre los escribanos del registro.-
c- Chequera de compra de fojas.-
d- Chequera de cuenta personal.-
Al momento de la entrega, se evaluará la cantidad de Fojas que se encuentren sin encuadernar y/o espiralar, a fin de estimar la cantidad de tomos de encuadernación y/o espiralados que deban realizarse. El resultado de la estimación se notificará al escribano, quien debe dar su conformidad para el inmediato y correspondiente cobro de los mismos y de la multa por falta de encuadernación si correspondiere.
IMPORTANTE: CARGO POR FALTA DE ENCUADERNACIÓN Si el escribano entregara documentación que debería encontrarse encuadernada y/o espiralada de acuerdo a la reglamentación vigente, deberá abonar una multa equivalente al cincuenta por ciento (50%) del costo estimado de encuadernación y/o espiralado de la misma. El cobro de esta multa se hará efectivo conjuntamente con el cobro de la encuadernación y/o espiralado.
III. 4. b. Registro Notarial que cuenta con otro adscripto
Si el renunciante es adscripto interinamente a cargo debe dar cumplimiento al procedimiento descripto en el apartado III.2.ESCRIBANO TITULAR CON ADSCRIPTO
Si el renunciante es el segundo adscripto del Registro debe dar cumplimiento al procedimiento descripto en el apartado III. 4. a. Registro Notarial que cuenta con titular
III. 4.c. Registro Notarial que no cuenta con titular u otro adscripto.
Debe dar cumplimiento al procedimiento descripto en el apartado III.1. ESCRIBANO TITULAR SIN ADSCRIPTO
III.5. ESCRIBANO AUTORIZADO
III.5.a Renuncia para asumir titularidad o adscripción de un registro .
- Fojas Especiales para escribanos Autorizados (AU): TODAS las Fojas AU que se encuentren en su poder, debidamente encuadernadas por año.- Se admitirá sin encuadernar solamente el año corriente y el inmediato anterior, salvo que por la cantidad de folios sea viable la encuadernación conjunta con el o los años anteriores en un solo tomo. También se recibirá el año siguiente anterior cuando de la inspección surja que la única observación fuere la falta de encuadernación de tal año. El resto de los años deberán ser entregados encuadernados como condición del trámite de renuncia
b- Fojas sin utilizar. Deben ser entregadas todas las fojas de Actuación Notarial, Concuerdas, y Certificación de fotocopias que hayan sido adquiridas y no hayan sido utilizadas.
Al momento de la entrega, se evaluará la cantidad de Fojas que se encuentren sin encuadernar y/o espiralar, a fin de estimar la cantidad de tomos de encuadernación y/o espiralados que deban realizarse. El resultado de la estimación se notificará al escribano, quien debe dar su conformidad para el inmediato y correspondiente cobro de los mismos y de la multa por falta de encuadernación si correspondiere.
IMPORTANTE: CARGO POR FALTA DE ENCUADERNACIÓN Si el escribano entregara documentación que debería encontrarse encuadernada y/o espiralada de acuerdo a la reglamentación vigente, deberá abonar una multa equivalente al cincuenta por ciento (50%) del costo estimado de encuadernación y/o espiralado de la misma. El cobro de esta multa se hará efectivo conjuntamente con el cobro de la encuadernación y/o espiralado.
III.5.b Renuncia sin continuar en el ejercicio de la función notarial.
- Fojas Especiales para escribanos Autorizados: TODAS las Fojas AU que se encuentren en su poder, debidamente encuadernadas por año.- Se admitirá sin encuadernar solamente el año corriente y el inmediato anterior, salvo que por la cantidad de folios sea viable la encuadernación conjunta con el o los años anteriores en un solo tomo. También se recibirá el año siguiente anterior cuando de la inspección surja que la única observación fuere la falta de encuadernación de tal año. El resto de los años deberán ser entregados encuadernados como condición del trámite de renuncia
b- Los Libros de Requerimientos y las Fojas Movibles de Certificaciones de Firmas. Las Fojas Movibles de Certificación de Firmas deben ser entregadas en su totalidad encuadernadas cada 500 fojas o espiraladas cada 200 fojas, aún las del año corriente a la renuncia.
c- Fojas sin utilizar. Deben ser entregadas todas las fojas de Actuación Notarial, Concuerdas, Certificación de firmas, Anexos y Certificación de fotocopias que hayan sido adquiridas y no hayan sido utilizadas.
d- Chequera de compra de fojas.
e- Chequera de cuenta personal.
Al momento de la entrega, se evaluará la cantidad de Fojas que se encuentren sin encuadernar y/o espiralar, a fin de estimar la cantidad de tomos de encuadernación y/o espiralados que deban realizarse. El resultado de la estimación se notificará al escribano, quien debe dar su conformidad para el inmediato y correspondiente cobro de los mismos y de la multa por falta de encuadernación si correspondiere.
IMPORTANTE: CARGO POR FALTA DE ENCUADERNACIÓN Si el escribano entregara documentación que debería encontrarse encuadernada y/o espiralada de acuerdo a la reglamentación vigente, deberá abonar una multa equivalente al cincuenta por ciento (50%) del costo estimado de encuadernación y/o espiralado de la misma. El cobro de esta multa se hará efectivo conjuntamente con el cobro de la encuadernación y/o espiralado.
- FINALIZACION DEL TRÁMITE
El escribano deberá presentar al Departamento de Secretaría uno de los ejemplares de las notas de entrega de la documentación notarial (Inventario).
Para que el expediente de renuncia sea elevado al Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, deberá dar cumplimiento a los siguientes requisitos:
- Llave de INGESIS
El escribano que renuncia a su cargo y no continúa en ejercicio de la función entregará en el Departamento de Secretaría, TODAS las llaves (dispositivos) Ingesis que hubiere solicitado. En caso de EXTRAVIO del dispositivo el renunciante deberá abonar la suma de U$S 50 (dólares estadounidenses cincuenta) o su equivalente en pesos, según el mercado oficial, que se debitará de la boleta Ley 404.
En caso de duda consultar el Contrato de Comodato firmado en el momento que se hizo entrega de la llave (dispositivo) correspondiente.
- TOKEN de Firma Digital
El renunciante deberá entregar el TOKEN que hubiera retirado del Colegio de Escribanos, previa desasignación del dispositivo ante la AFIP.
Para realizar este trámite, tendrá que ingresar en la página de AFIP con su Clave Fiscal y dirigirse al Servicio AC. Luego, ingresará a la opción MIS DISPOSITIVOS en donde hará click en “DESASIGNAR DISPOSITIVO”. Finalmente, realizará una impresión de pantalla donde conste la desasignación del dispositivo TOKEN la que tendrá que acompañar junto con el dispositivo, cuando haga entrega del mismo en la oficina de Soporte Informático del Departamento de Cómputos del Colegio.
- Seguro de responsabilidad civil
El cese o extinción del seguro de Responsabilidad Civil se produce una vez que es aceptada la renuncia por el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires.
El asegurado debe solicitar la baja del Seguro de Responsabilidad Civil en forma INMEDIATA, mediante nota cuyo modelo se acompaña, en la cual podrá optar por recibir o no la extensión de la póliza por DIEZ AÑOS sin costo adicional.
Asimismo tendrá que solicitar también la BAJA del Seguro de valores en tránsito, si lo tuviere.
Ante cualquier duda comunicarse con el interno 7031 para verificar si tiene ACTIVO el seguro de responsabilidad civil.
El presente instructivo será entregado a los escribanos que lo requieran,
bajo constancia de haberlo recibido, dándose por notificado a todos los efectos.
Anexo I
Anexo II
Nota modelo para entrega de protocolos encuadernados
Anexo III