Ante la necesidad de obtener la autenticación de copias relativas a documentos existentes en soporte papel (documentos de identidad, poderes, habilitaciones, documentación societaria, etc) para su conservación o presentación en formatos electrónicos, el escribano podrá certificar con valor de fe pública, la digitalización de los mismos.

 Páginas web; textos o audios contenidos en sistemas de mensajería; correos electrónicos; videos; fotografías; archivos de todo tipo; copiado de dispositivos de almacenamiento; certificados, títulos o instrumentos digitales expedidos por organismos; y en general, todo tipo de documento escrito, imagen, audio, etc que pueda ser exhibido al notario, puede ser objeto de una certificación que garantice su inalterabilidad, perdurabilidad y facilite su utilización como medio probatorio.

Frente al otorgamiento de una escritura pública, el otorgante de la misma puede requerir la expedición de su copia o testimonio en formato digital. Esto permite la circulación y remisión de poderes, actas, o cualquier otro tipo de traslado de escrituras en forma ágil e inmediata.

Supongamos que necesita presentar un poder en la ciudad de Salta, su escribano está en condiciones de expedirlo en forma digital y legalizarlo también en dicha forma, de modo que el escribano en Salta o el mismo apoderado lo reciban en forma instantánea.

Por otro lado, frente a la digitalización de la Justicia, el escribano está en condiciones de entregarle al abogado la copia del poder en formato digital.

En el corto plazo esperamos poder inscribir las escritura de compraventa de manera digital en el Registro de la Propiedad Inmueble de la Ciudad de Buenos Aires.

El escribano está habilitado para realizar certificados que tengan por objeto la comprobación de determinados hechos o circunstancias que pueda percibir a través de una video conferencia mediante la cual recepte el requerimiento y constate aquello que el solicitante necesite probar, sin necesidad de trasladarse desde donde se encuentre. En ese contexto el escribano podrá comprobar, por ejemplo, la supervivencia de los sujetos a los que pueda identificar, la existencia de determinadas circunstancias fácticas, como que determinado documento es firmado en el transcurso de la video llamada, etc. Este tipo de certificación no reemplaza a la certificación de firmas, pero produce un elemento de prueba eficaz conforme lo previsto por el CCCN.

Si bien la firma digital goza de una presunción legal de autoría, esta es una presunción que admite prueba en contrario y que no garantiza que la momento de la firma el otorgante se encontraba capacitado para la suscripción del documento, contaba con facultades suficientes, representación vigente invocada o, simplemente, que fuera él y no otra persona quien hizo uso del dispositivo que permite la inserción de la firma en un instrumento privado.- La intervención del notario certificando la firma digital barre con estas debilidades de esta herramienta técnica permitiendo que al tiempo que da certeza de todas estas circunstancias, dote de fecha cierta a un documento que de otro modo carecería de la misma.

Habiendo sido otorgado un instrumento privado con firmas certificadas notarialmente en soporte papel, el escribano puede digitalizar el mismo procediendo a certificarlo y firmarlo digitalmente para dar a esta digitalización valor de original en el que hará constar no solo la correspondencia entre este original digital y su correlato papel, sino también que las firmas ológrafas digitalizadas y contenidas en el mismo, han sido certificadas. Esto permite que un documento nacido en papel, pueda circular digitalmente con idéntico valor que el atribuído al soporte físico, y no con el valor de una mera copia.

Tras el dictado de la Res. IGJ 11/20, contando el escribano con un requerimiento protocolar, podrá proceder a la verificación por medios remotos del desarrollo de asambleas o reuniones de socios celebradas a distancia, dejando constancia en acta notarial de lo resuelto en las mismas.