Rúbrica de libros

¿Qué libros tenemos que rubricar?

Una vez constituida e inscripta la sociedad en la Inspección General de Justicia (IGJ), es necesario rubricar los libros sociales y contables. Las sociedades anónimas (SA) necesitan, como mínimo, de los siguientes libros: actas de asamblea y actas de directorio (que podrán llevarse en dos libros separados o en un mismo libro); registro de accionistas; depósito de acciones y registro de asistencia a asambleas; diario, inventario y balances; IVA ventas e IVA compras. Las sociedades de responsabilidad limitada (SRL) deben rubricar, como mínimo, los siguientes libros: actas de reunión de socios y gerentes; IVA ventas; IVA compras; diario e inventario y balance.

¿Cómo es el procedimiento?

Si es la primera vez que van a rubricar los libros de la sociedad, necesitan exhibirle al escribano el estatuto inscripto y confirmar la cantidad de páginas que van a tener los libros. Quien desempeña el rol de presidente de la SA o de gerente de la SRL, o un apoderado, debe concurrir a firmar el pedido de rúbrica de libros. El trámite lo realiza, posteriormente y de manera online, el escribano, a través de la plataforma Trámites a Distancia (TAD).

La IGJ ha regulado un procedimiento por el cual pueden rubricarse los primeros libros conjuntamente con el trámite de constitución. Para ello, es necesario primero realizar el pago de un formulario especial y luego llevar los libros físicamente a la IGJ, para que el organismo coloque las rúbricas. En el caso del sistema tradicional, será el escribano quien coloque la rúbrica expedida por la IGJ.

Si la sociedad ya tiene libros rubricados pero los perdió o fueron robados, primero debe hacerse una denuncia por robo o extravío ante la policía, concurriendo a la comisaría que corresponda según la sede social. Se debe entregar la copia de la denuncia al escribano, quien les va a solicitar el estatuto de la sociedad y la última designación de autoridades inscripta.

Hecho esto, se deberán rubricar los nuevos libros, debiendo firmar la solicitud el representante legal de la sociedad o un apoderado. Posteriormente, el trámite se presenta de manera online a través de la plataforma TAD.

Finalmente, si alguno de los libros societarios está por ser completado, se deberá solicitar la rúbrica de un nuevo libro. Para este trámite, además del estatuto y la última designación de autoridades inscripta, deberán exhibirle al escribano los libros que se están por completar.

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