El Archivo de Protocolos Notariales es un organismo del Estado que tiene a su cargo la guarda, custodia y exhibición de los libros donde están alojadas todas las escrituras matrices originales, denominadas “protocolo”. Esta función es fundamental para garantizar la seguridad jurídica en nuestra sociedad e implica un amplio abanico de labores de conservación y vigilancia de las decenas de miles de tomos de protocolo, que son de propiedad del Estado.
El Colegio de Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires administra el Archivo, bajo la dirección y vigilancia del Tribunal de Superintendencia del Notariado.
En el Archivo de Protocolos Notariales hay estrictos procedimientos para la protección y cuidado de la integridad física de los tomos de protocolo y para su exhibición únicamente a las personas que la ley autoriza. También, como parte de sus funciones delegadas por el Estado, el Archivo de Protocolos Notariales expide documentación, como por ejemplo copias o testimonios de los documentos que están archivados allí.
Para iniciar algún trámite en el Archivo, las personas deben presentar su solicitud con su firma certificada notarialmente. Para ello, deberán recurrir a su escribano de confianza, que lo asesorará y guiará en el trámite, de acuerdo con los requisitos específicos según el acto contenido en la escritura (si es un poder, un reglamento de copropiedad, una escritura de compraventa, entre otros).
El Archivo tiene dos sedes: la principal, ubicada en el edificio de la calle Alsina 2280, y la de la calle Chorroarín 751. Para obtener información sobre el horario de atención de las sedes, requisitos, trámites y costos, hacé clic aquí.
ALSINA 2280 (CP 1090) Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
Preguntas frecuentes (FAQs)
¿Dónde corresponde solicitar nueva copia cuando la escritura la firmé con un escribano de una provincia y el inmueble es de otra provincia?
La copia debe ser solicitada en la provincia en la que actúa o actuaba profesionalmente el escribano. Cada provincia determina en qué oportunidad los escribanos deben entregar los protocolos que contienen las escrituras a los respectivos Archivos de Protocolo. En la Ciudad de Buenos Aires normalmente los escribanos deben entregar los protocolos al Archivo al quinto año posterior al año del protocolo.
Ud. puede consultar si el protocolo se encuentra en nuestro Archivo en el siguiente link: https://publico.colegio-escribanos.org.ar:8445/cetpro/consulta.
Si el resultado de la consulta fuere negativo, significa que aún conserva el protocolo bajo su custodia y a él deberá recurrir.
¿Cómo inicio el trámite para obtener copia o testimonio de una escritura por derecho propio?
Deberá concurrir necesariamente a su escribano para que le certifique la firma, y de corresponder, el carácter invocado (apoderado, heredero, adjudicatario, propietario, etc) en la nota de solicitud, cuyos requisitos generales puede consultarlo en el siguiente link: https://www.colegio-escribanos.org.ar/index.php/expedicion-de-documentacion-y-marginales-2/ . El Archivo actúa por el principio de rogatoria.
El escribano lo asesorará según sea la naturaleza jurídica del acto (compraventa, reglamento de copropiedad y administración, poder, etc) que contenga la escritura cuya copia o testimonio solicita, al igual que sobre la inscripción en el registro correspondiente.
Como regla general no es necesario presentar informe de dominio salvo para acreditar el carácter invocado por el requirente o inexistencia de obligaciones pendientes.
Las normas de expedición de copias del Archivo (Resolución de Consejo Directivo del Colegio de Escribanos del 21/12/1988), exceptúa de pedir informe de dominio cuando se trata de títulos de dominio. En estos casos, en el concuerda se insertará la siguiente nota: “ADVERTENCIA. Esta copia no acredita titularidad de dominio vigente. Para ser utilizada como título de propiedad deberá requerirse su anotación en el Registro de la Propiedad (artículo 28, Ley 17.801)”. Esta excepción se refiere únicamente al dominio (La resolución se aplica analógicamente al condominio) y no al resto de los derechos reales. Cuando se solicite copia de escrituras de constitución o modificación de los derechos reales de usufructo, hipoteca, prenda con registro, uso, habitación, servidumbre, anticresis y superficie, el trámite deberá estar acompañado por un informe de dominio contemporáneo al requerimiento o certificación notarial sobre la vigencia del derecho real en cabeza de quien invoca la titularidad. No se exigirá informe de dominio para los derechos reales de tiempo compartido, conjuntos inmobiliarios, cementerio privado y propiedad horizontal debido a sus particularidades.
¿Dónde se presenta la solicitud por derecho propio?
Se presenta en Alsina 2280 3er. piso de CABA de 9.00 a 15.00 hs., sin turno previo y por orden de llegada. El trámite presencial es para escribanos de extraña jurisdicción y el propio requirente y puede ser ingresado por cualquier colaborador. Se abona en el momento en efectivo hasta la suma de $ 10.000 o con tarjeta de débito.
Los trámites cuyas firmas fueron certificadas por escribanos de CABA deberán presentarse vía web en forma obligatoria, ingresando a la página web del Colegio de Escribanos – Acceso Restringido – Archivo de Protocolos. El importe resultante del trámite presentado será abonado a través de la Boleta Ley 404.
En todos los casos, La documentación expedida solamente la puede retirar el autorizado en la nota y con exhibición del documento nacional de identidad.
Los aranceles de encuentran disponibles en el siguiente link: https://www.colegio-escribanos.org.ar/index.php/archivo-de-protocolos-notariales-2/tarifas-de-tramites-y-servicios/ .
¿Se admiten los documentos digitales firmados digitalmente?
Efectivamente se admiten. Si los mismos se presentan vía web por los escribanos de CABA, los responsables de la verificación de su autenticidad a ellos corresponde. Cuando el trámite se presente en soporte papel, todos los documentos digitales que van acompañados a la nota de solicitud deberán estar certificados por ser reproducciones.
¿Cómo solicito la inserción de anotación marginal?
Los escribanos no pueden insertar notas complementarias, aclaratorias, rectificatorias en las escrituras que se encuentren en guarda y custodia en el Archivo de Protocolos. Las que correspondan serán insertadas por el Archivo, a pedido del escribano. Para ello deberán presentar nota consignando los datos de individualización de la escritura, el objeto y demás circunstancias a la que debe referir la nota marginal y acompañar la documentación que necesaria, excepto que sean atestaciones exclusivamente del escribano. No es necesario sugerir texto a insertar.
El Archivo calificará si corresponde o no la inserción de la marginal sobre la base de lo establecido en el art. 84 de la Ley 404 y las pautas para el Departamento de Inspección. La Dirección del Archivo podrá apartarse de tales pautas cuando así lo considere fundamentado.
La forma de suplir la anotación marginal a requerimiento de escribano, es la llamada escritura sin requirente (Resolución del Consejo Directivo del Colegio de Escribanos del 1º de abril de 1992 – Acta N° 2789).
La diferencia en optar por solicitar la nota marginal o autorizar escritura sin requirente es de practicidad, ya que esta última permite incorporar texto extenso y agregar documentación voluminosa a la misma. No obstante, habrá que solicitar la inserción marginal de la existencia de la escritura sin requirente.
En la copia o testimonio no hace falta transcribir literalmente la marginal que se insertó en la escritura matriz. Resulta suficiente hacer constar la existencia de la anotación marginal y el sentido de la misma.
Cuando la nota marginal se refiera a escritura aclaratoria, rectificatoria, complementaria, subsanatoria, etc, el texto de la nota que se insertará, no solo contendrá la individualización de la escritura cuya existencia se quiere dar a conocer, sino que también, una breve referencia de su objeto o finalidad.
¿Cómo presento un oficio judicial?
Los oficios de los Juzgados Nacionales y los Federales, sean por el art. 400 del CPrCCN como los suscriptos por los jueces y/o secretarios, se deben presentar por la plataforma DEOX del Poder Judicial de la Nación al organismo Colegio Público de Escribanos, y según sea el objeto del requerimiento, se derivará internamente al Archivo de Protocolos. Por el mismo medio se le informará el número de expediente. que se generó en el Archivo, el importe exacto del arancel a abonar y las formas de pago. Si se selecciona la modalidad por transferencia bancaria deberá adjuntar la constancia de transferencia, CUIT/CUIL, titular de la cuenta de origen y número de expediente. del Archivo, a la dirección de correo deox_archivo@colegio-escribanos.org.ar . En la carga del oficio al DEOX, omitir el pago previo o adjuntar el oficio nuevamente para seguir conforme el sistema. La documentación en soporte papel será enviada directamente al juzgado.
Las fiscalías nacionales y federales del fuero Penal Nacional deberán ingresar los oficios digitales con firma digital a través de la dirección oficiosarchivo@colegio-escribanos.org.ar los que son sin cargo alguno.
Los juzgados de extraña jurisdicción que cuenten con firma digital (con link de verificación o código QR) deberán presentarlos con las demás formalidades a través de la dirección oficiosarchivo@colegio-escribanos.org.ar. Se le responderá a la dirección de correo del remitente el número de expediente. que se generó en el Archivo, el importe exacto del arancel a abonar y las formas de pago. Si se selecciona la modalidad por transferencia bancaria deberá adjuntar la constancia de transferencia, CUIT/CUIL, titular de la cuenta de origen y número de expediente. del Archivo. La documentación en soporte papel será remitida a los juzgados.
Para todos los juzgados cualquiera fuere la jurisdicción, si el oficio fuere en soporte papel, se deberán ingresar en Alsina 2280 3er. piso de CABA de 09.00 a 15.00. Puede ser ingresado por cualquier colaborador. Se abona en el momento en efectivo hasta la suma de $ 10.000 o con tarjeta de débito.
Los aranceles de encuentran disponibles en el siguiente link: https://www.colegio-escribanos.org.ar/index.php/archivo-de-protocolos-notariales-2/tarifas-de-tramites-y-servicios/.
Para que el trámite sea exento pago del oficio deberá expresar la norma que así lo indique o la resolución concreta en tal sentido, al igual que los de pago diferido.
ANOTACIONES MARGINALES y PERICIAS. Se debe proceder de la forma indicada precedentemente y cumplir con los requisitos formales. Los oficios deben estar firmados por juez y/o secretario y con transcripción del auto que ordena la medida. No se admite con firma de letrado. El trámite es sin cargo alguno.
En especial para las PERICIAS, el oficio se podrá presentar por adelantado o en el momento en que se presente el perito. El perito podrá estar acompañado por auxiliar autorizado en el oficio y del mismo deberá surgir que están facultados para sacar fotos, fotocopias o escaneo. Si la pericia corresponde a un protocolo que se encuentre en el edificio de Av. Chorroarín (consultar aquí la existencia de un protocolo en el Archivo), el oficio deberá ingresar por el edificio de Alsina o por las presentaciones vía web, y el perito deberá presentarse en Chorroarín con copia del oficio el/los días hábiles de atención para la exhibición (jueves por el momento de 9.30 a 13.30 hs.).
La documentación expedida o contestación que corresponda será enviada directamente al juzgado, cualquiera fuere su jurisdicción. No se entregan aunque hubiesen personas autorizadas para ello.
¿Cómo hago para legalizar la documentación expedida por el Archivo de Protocolos?
El Archivo tiene facultades para legalizar la documentación notarial por el propio Archivo. El requerimiento de legalización puede ser verbal o escrito. Los trámites presentados por escribanos de extraña jurisdicción y por particulares podrán solicitar el servicio de forma verbal al momento de la presentación. Los escribanos de CABA tienen opción de elegir la legalización en la propia plataforma de presentación vía web.
Si el trámite fuere judicial se legalizará sin requerimiento alguno cuando corresponda a juzgados de extraña jurisdicción o siendo juzgados de ésta jurisdicción y soliciten documentación correspondiente a bienes ubicados en otras provincias de la República, si así surgiere del contenido del oficio. En todos los casos se legaliza cuando se lo solicite expresamente.
En todos los casos, una vez retirada la documentación expedida por el Archivo o enviada, no podrá ser ingresada para su posterior legalización. En tal caso deberán recurrir al servicio de legalización del Colegio de Escribanos sito en Av. Las Heras 1833 de CABA
¿Quiénes pueden consultar los protocolos a los efectos de realizar estudio de títulos?
Los escribanos matriculados y los de registro de cualquier jurisdicción están facultados para la exhibición de protocolos a los efectos de realizar estudios de títulos.
Los abogados con matrícula vigente y los que tienen título académico de abogado pueden consultar protocolos siempre que estuvieren autorizados por escribano de registro para realizar estudio de títulos.
Para mayor información de los abogados y obtener la nota modelo, consultar el siguiente link: https://www.colegio-escribanos.org.ar/index.php/archivo-de-protocolos-notariales-2/reglamento-sobre-exhibicion-a-los-abogados-de-los-protocolos-en-poder-de-los-escribanos-y-del-archivo-de-protocolos-notariales-a-fin-de-efectuar-estudios-de-titulos-u-obtener-copias-simples-de-escritu/
Los actos de última voluntad y demás actos considerados personalísimos son de carácter reservado y se deberá presentar la documentación pertinente para su exhibición (Ej: para ver testamento presentar partida de defunción del testador, excepto si fuere protocolización de testamento ológrafo). Si del estudio de títulos que se está realizando queda acreditada tal circunstancia, el profesional referencista no deberá justificarlo. Mayor información en el siguiente link: https://www.colegio-escribanos.org.ar/index.php/archivo-de-protocolos-notariales-2/exhibicion-de-protocolos/
Para todos los casos, el profesional consultante será responsable del uso indebido de la información contenida en las escrituras consultadas.
Para otros casos especiales admisibles para la exhibición, consultar el Vademécum del Archivo de Protocolos en el siguiente link: https://www.colegio-escribanos.org.ar/noticias/2015_06_16_Vademecum_Archivo_Protocolos.pdf
¿Quiénes pueden consultar los protocolos a los efectos de realizar estudio de títulos?
Las partes de la escritura y quien tuviera interés legítimo podrán consultar la misma. Deberán hacerse presente en el edificio de Alsina 2280 3er. piso de 09.00 a 14.00 hs, exhibir su Documento Nacional de Identidad, abonar la boleta de exhibición, y la documentación original que acredite el interés legítimo invocado. La calificación del interés legítimo será evaluada por la Dirección y la escritura será exhibida en presencia de la Dirección.
A mayor abundamiento consultar el siguiente link: https://www.colegio-escribanos.org.ar/index.php/archivo-de-protocolos-notariales-2/exhibicion-de-protocolos/.
Para otros casos especiales admisibles para la exhibición, consultar el Vademecum del Archivo de Protocolos en el siguiente link: https://www.colegio-escribanos.org.ar/noticias/2015_06_16_Vademecum_Archivo_Protocolos.pdf