CAPÍTULO PRIMERO
COMPETENCIA

ART. I° – El Departamento de Inspección de Protocolos actuará en los casos del artículo 124, incisos c) y d) de la ley 404, su decreto reglamentario N° 1624/00 y las disposiciones de las leyes, decretos y/o otras normas relacionadas con la función notarial, por delegación de las facultades del Consejo Directivo del Colegio de Escribanos.

ART. 2° – Tendrá intervención en los expedientes que se sustancien con motivo de:

a) La inspección de los registros notariales de la Ciudad de Buenos Aires, de Libros de Certificación de Firmas e Impresiones Digitales, Fojas Movibles o la correspondiente a cualquier otro sistema vigente al momento de la inspección para la Certificación de Firmas, a cargo de los escribanos legalmente facultados para su uso, de Fojas de Rúbrica de Libros y de toda otra documentación relacionada con el ejercicio de la función.

b) El extravío, robo, hurto, deterioro o destrucción de folios y/o fojas.

c) Errores en el número de orden de las escrituras, de compaginación del protocolo y/o fojas de todo tipo, de numeración de Actas de Certificación de Firmas y la errónea impresión de fojas notariales de cualquier naturaleza.

d) Inventarios vinculados a los trámites de competencia del Departamento e Incautación de protocolos.

e) Toda actuación profesional de los escribanos autorizados.

f) Intervendrá en carácter de veedor del Colegio de Escribanos y colaborador de la Justicia en todo procedimiento judicial que se realice en el ámbito de una notaría de esta Ciudad, cuando así le fuere requerido.

g) Cualquier otra actuación que el Consejo Directivo expresamente resuelva encomendarle.

CAPÍTULO SEGUNDO
ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO

ART. 3° – Contará con una Comisión Asesora de Inspección de Protocolos, los Jefes, los Inspectores y el personal administrativo que resulte necesario para el cumplimiento de sus fines.

ART. 4° – La Comisión Asesora de Inspección de Protocolos estará integrada por Consejeros en ejercicio y será presidida por el Prosecretario a cargo del Área, los que permanecerán en sus cargos mientras dure su función. El Consejo Directivo podrá también designar como miembros hasta cuatro ex Consejeros que hayan formado parte de la Comisión.

ART. 5° – Los inspectores de Protocolos serán designados mediante concurso de oposición y antecedentes, con los requisitos y en las condiciones que en cada caso determine el Consejo Directivo del Colegio de Escribanos. Los cargos de jefes serán provistos, previo concurso de antecedentes entre los Inspectores, por designación del Consejo Directivo.

ART. 6° – Los cargos de Jefes e Inspectores de Protocolos serán cubiertos por escribanos con dedicación exclusiva. Serán agentes rentados por el Colegio de Escribanos y, desde el momento de ser puestos en sus funciones, forman parte del personal técnico-profesional de la institución, con todos los derechos, obligaciones y deberes inherentes a su cargo y, por su condición de profesionales, gozan de la jerarquía propia del desempeño de la función, que invisten por delegación de la autoridad del Colegio de Escribanos en el ejercicio de su cometido. Dichos cargos son incompatibles con el ejercicio de la función notarial y quienes los desempeñen se encuentran comprendidos en las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en los artículos 16 y 17 de la ley 404, con las excepciones del artículo 18 de dicha ley.

ART. 7° – Los Jefes desempeñarán sus funciones conforme al presente Reglamento y al Reglamento Interno, sin perjuicio de poder ejercer tareas específicas como Inspector.

A) Comisión Asesora de Inspección de Protocolos

ART. 8° – La Comisión Asesora de Inspección de Protocolos cumplirá las siguientes funciones:

a) Fijar las pautas y los criterios de inspección y de evaluación de expedientes.

b) Aprobar el Reglamento Interno del Departamento.

c) Analizar, debatir y resolver los proyectos de los expedientes tramitados en el Departamento de Inspección.

d) Calificar las inspecciones.

e) Elevar a Consejo Directivo las resoluciones recaídas en los expedientes para su aprobación y calificación definitiva.

B) Jefe de Departamento

ART. 9° – El Jefe de Departamento tendrá a su cargo la organización y funcionamiento del Departamento, de acuerdo con las normas vigentes e intervendrá en la implementación de las normas y procedimientos para el cumplimiento de los planes de inspección, debiendo -a tal efecto- proyectar el Reglamento Interno.

ART. 10 – El Jefe de Departamento será asistido por el Jefe de la División Análisis y Evaluación de Expedientes, quien deberá proyectar las resoluciones de los expedientes y actuar como informante en las reuniones de la Comisión Asesora de Inspección de Protocolos.

ART. 11 – En caso de ausencia o impedimento del Jefe del Departamento, éste será reemplazado por el Jefe de la División Análisis y Evaluación de Expedientes o por el inspector que designe el Consejo Directivo.

C) Inspectores de Protocolos

ART. 12 – Desempeñarán su cometido ajustándose a este Reglamento, al Reglamento Interno y a las instrucciones especiales que en cada caso impartan el Consejo Directivo o la Jefatura del Departamento, estándoles prohibido efectuar inspecciones por propia iniciativa.

CAPÍTULO TERCERO
INSPECCIONES DE PROTOCOLOS

A) Inspecciones ordinarias

ART. 13 – Las inspecciones ordinarias de protocolos serán ordenadas anualmente por el Consejo Directivo.

ART. 14 – La orden de inspección determinará su naturaleza y el año de protocolo a inspeccionar.

ART. 15 – La inspección se practicará con relación al protocolo correspondiente al año que disponga el Consejo Directivo y podrá ser suspendida si una vez revisado un mínimo del 15% del protocolo, siempre que abarque no menos de cuarenta escrituras, en forma continua o discontinua, el Inspector -a su criterio- no hallare motivo para continuarla. (Res 622/12, sesíon del 27 de diciembre de 2012)

ART. 16 – En el ejercicio de sus funciones, el inspector comprobará si se ha dado cumplimiento a las normas vigentes que rigen el desempeño de la función notarial e indicará las anomalías observadas en el Registro. Las inspecciones se limitarán a verificar el cumplimiento de los requisitos legales respecto a la forma de las escrituras, con abstención de observaciones concernientes al fondo de los actos. Las mismas serán practicadas con criterio objetivo.

B) Inspecciones extraordinarias o especiales

ART. 17 –

a) Las Inspecciones extraordinarias o especiales serán ordenadas por el Consejo Directivo o su Presidente, quien deberá informar los motivos de dicha determinación en la primera sesión del cuerpo.

b) La orden dispondrá si la misma se realizará con miembros del Consejo Directivo, los que podrán ser asistidos por Inspectores de Protocolos o sólo con integrantes del Cuerpo de Inspectores.

c) Los resultados de la inspección serán elevados al Consejo Directivo junto con los antecedentes profesionales, y éste determinará si corresponde el archivo de las actuaciones, la concesión de un plazo para subsanar las observaciones efectuadas o la instrucción del sumario, sin perjuicio de disponer las medidas que con carácter de urgente considere convenientes o necesarias.

d) Salvo disposición expresa en contrario del Consejo Directivo que así lo resuelva, serán de aplicación las disposiciones generales establecidas en este Reglamento para las inspecciones ordinarias, las que se complementarán con las instrucciones que dará personalmente el Presidente en cada caso particular.

C) Procedimientos y plazos

ART. 18 – Finalizada la inspección, se confrontarán las observaciones con el escribano responsable y las que subsistan serán consignadas por el inspector actuante en la planilla que extenderá en tres ejemplares del mismo tenor, los que serán suscriptos por el o los escribanos y el inspector. El original de dicha planilla se agregará al respectivo expediente de inspección, el duplicado se archivará en el Departamento y el triplicado será entregado por el inspector al escribano como constancia de la inspección practicada.

ART. 19 – Si la inspección resultara “Sin Observaciones” en todos sus rubros, el Inspector actuante notificará al escribano el archivo del expediente y su calificación.

ART. 20 – La entrega al escribano del triplicado de la planilla de observaciones actuará como notificación de las mismas y del otorgamiento de un plazo de 30 días hábiles para formular descargo en legal forma de las observaciones pendientes. Este plazo comenzará a correr desde el día siguiente a la firma de las planillas. Quedan exceptuadas del mencionado plazo las Inspecciones extraordinarias o especiales.

ART. 21 – Si el escribano se negare a notificarse o estuviere ausente durante la confrontación de las observaciones formuladas, el Jefe del Departamento dispondrá la notificación del resultado de la inspección por cédula, con copia de la planilla de observaciones e informe. En este caso, el plazo comenzará a correr desde el día siguiente a la notificación y el Consejo Directivo considerará esta actitud al resolver el expediente.

ART. 22 – Dentro del plazo establecido por el artículo 20 el escribano deberá formular los descargos que estime convenientes, producir la prueba que haga a su derecho y plantear las cuestiones que puedan corresponder en la interpretación de normas de derecho aplicables a las situaciones de las que resultaron observaciones.

ART. 23 – Cuando por motivos debidamente acreditados el escribano conceptuare insuficiente el plazo concedido, antes de su vencimiento, podrá solicitar ampliación del mismo, el que será resuelto por el Prosecretario a cargo del Departamento, en su carácter de Presidente de la Comisión Asesora de Inspección de Protocolos.

ART. 24 – Vencido el plazo concedido y en su caso la ampliación, el Departamento de Inspección procederá a verificar la subsanación de las observaciones formuladas. A tales efectos, los escribanos arbitrarán los medios necesarios a fin de que la documentación esté en forma permanente a disposición de este Colegio, y toda documentación presentada posteriormente deberá acompañarla con copia certificada.

ART. 25 – Al resolver el expediente se tendrán en cuenta la calidad y cantidad de las observaciones efectuadas -independientemente de su subsanación- y los antecedentes profesionales.

ART. 26 – Cumplidos los extremos de los artículos anteriores, el Departamento de Inspección de Protocolos, con una relación sucinta del expediente y la certificación sobre antecedentes profesionales, lo girará dentro del término máximo de 30 días hábiles a la Comisión Asesora de Inspección de Protocolos, la que elevará al Consejo Directivo su dictamen, para su aprobación y calificación definitiva o para la instrucción de sumario, si a su juicio correspondiere.

ART. 27 – La calificación de las inspecciones a que hacen referencia los arts. 38 y 39 de la ley 404 serán determinadas por el Consejo Directivo del Colegio de Escribanos sobre la base de la propuesta elevada por la Comisión Asesora de Inspección de Protocolos.

ART. 28 – El Departamento de Secretaría dejará constancia en el legajo personal del escribano de la resolución final recaída en los expedientes tramitados por el Departamento de Inspección de Protocolos y de la calificación obtenida en las respectivas inspecciones.

ART. 29 – Los expedientes de inspecciones con observaciones, aun aquellos en los que se hubiere tramitado sumario en el Departamento correspondiente, se archivarán en el Departamento de Inspección de Protocolos por el plazo de diez años contados desde su archivo. Los expedientes sin observaciones serán destruidos de inmediato, previo envío al Legajo Personal de Secretaría de la planilla original de la Inspección practicada y la calificación obtenida.

CAPÍTULO CUARTO – CASOS ESPECIALES

I. Expedientes iniciados por denuncia y/o presentación del propio escribano

A) Denuncias de extravío, robo o hurto de documentación notarial

ART. 30 – Toda denuncia de extravío, robo o hurto de Fojas y/o Libros deberá ser acompañada de la correspondiente denuncia policial y/o judicial. Recibida la misma se elevará al Consejo Directivo de acuerdo a lo ordenado por el artículo correspondiente del Reglamento de Actuaciones Sumariales, con una relación sucinta del expediente y la certificación sobre antecedentes profesionales, a los efectos que estime corresponder.

ART. 31 – Cuando corresponda y fuere posible la reconstitución del documento extraviado o la reproducción del acto, se le hará saber al escribano que deberá obtener la misma, e informar cada treinta días al Colegio de Escribanos sobre las diligencias realizadas a tal fin, acompañando copia certificada del nuevo acto, en caso de obtenerse o de la respectiva orden judicial.

ART. 32 – Resuelto el expediente o el sumario en su caso, se ordenará consignar nota marginal de conocimiento y se comunicará el extravío, robo o hurto a los Departamentos correspondientes.

B ) Denuncias sobre errores, omisiones, anormalidades o destrucciones

ART. 33 – Recibida una denuncia sobre errores, omisiones, anormalidades o destrucciones ocurridas en el Protocolo, Libros y/o todo tipo de Fojas, por intermedio del Departamento de Inspección de Protocolos, se procederá a verificar el hecho denunciado y agregar los antecedentes similares que registrase en su legajo profesional.

ART. 34 – Practicada la verificación, si a criterio del inspector correspondiera consignar Nota Marginal, procederá en el mismo acto a consignarla. Si por la índole de la denuncia correspondiere la reproducción del Acto, el inspector no consignará la nota y devolverá el expediente al Departamento para su prosecución.

ART. 35 – Cuando sea necesaria la reproducción del acto instrumentado en el documento dañado, se le hará saber al escribano que deberá actuar conforme a lo establecido en el artículo 3I del presente Reglamento.

ART. 36 – Consignada la nota marginal, o realizada la reproducción, en su caso, si de los antecedentes similares no surgieran casos análogos en los últimos cinco años, se ordenará archivar las actuaciones, dejándose constancia en el legajo profesional.

ART. 37 – Si se trata de destrucción parcial de folios, consignada la nota marginal correspondiente, se autorizará la restauración de los mismos, debiendo el escribano comunicar fehacientemente su cumplimiento dentro de los quince días de recibida la notificación.

ART. 38 – Cuando el hecho denunciado revista gravedad o surgieran antecedentes similares desfavorables, se estará a lo dispuesto por el artículo 26 del presente Reglamento.

ART. 39 – En los casos de alteración del uso de Fojas de Certificación de Firmas imputadas a un Libro, en otro, se dará traslado al Departamento de Cómputos, a sus efectos.

C) Denuncias de errores de impresión de fojas y/o compaginación de libros

ART. 40 – En los casos de errónea impresión de Fojas y/o compaginación de Libros vendidos por el Colegio de Escribanos, se pondrá el hecho en conocimiento del Departamento de “Finanzas y Control”, cumplido se ordenará consignar nota marginal de conocimiento y el archivo del expediente sin constancia en el legajo profesional.

ART. 41 – Cuando la denuncia verse sobre problemas de encuadernación de Libros de Requerimiento, una vez finalizado el mismo se autorizará al escribano a entregarlo en el área correspondiente para su reencuadernación.

II. Inventarios e incautaciones de protocolos y demás documentación notarial

ART. 42 – Recibida la orden del Consejo Directivo, el Departamento de Inspección de Protocolos procederá en el plazo establecido en la misma y, en su defecto, dentro de los diez días hábiles, a realizar el inventario y la incautación de la documentación notarial correspondiente, labrando acta detallada y la depositará en el Área Documentación Incautada del Colegio de Escribanos.

ART. 43 – En los casos de renuncia, fallecimiento, suspensión o destitución del escribano titular, habiendo escribano adscripto, se lo designará depositario de la documentación notarial, salvo los libros de requerimientos y fojas de certificación que se remitirán al Área Documentación Incautada del Colegio de Escribanos.

III. Procedimientos Judiciales

ART. 44 – Cuando sea requerida la presencia del Colegio de Escribanos, a solicitud de un juzgado, la orden del procedimiento y todo su desarrollo compete exclusivamente a la órbita de la justicia.

ART. 45 – Los inspectores de protocolos actuarán en calidad de veedores, revistiendo el carácter de colaboradores de la Justicia, en modo alguno les está permitido interferir en la marcha del procedimiento.

IV. Secreto Profesional

ART. 46 – El Jefe del Departamento y todo el personal que se desempeña en el mismo están obligados a guardar estricto secreto respecto de toda información que fuere de su conocimiento como consecuencia de las tareas que cumplen y de la actividad que desarrollan en el Colegio de Escribanos. El incumplimiento de esta obligación recibirá la sanción que le imponga el Consejo Directivo, inclusive la de resolución del contrato laboral con justa causa.