Desde hace una década, el uso de las nuevas tecnologías e Internet se ha incorporado a todos los ámbitos de la vida social. Asimismo, ha ido expandiéndose su aplicación, a medida que las empresas, instituciones y organismos adaptaron sus procedimientos para sacar provecho de estas nuevas herramientas.
Estos cambios impactan de manera inmediata en el ámbito jurídico y generan la necesidad de establecer nuevas normas que regulen las relaciones jurídicas que han surgido con Internet y ofrecen la oportunidad de poner la tecnología al servicio del Derecho.
Los benefcios son muchos en términos de seguridad, tiempo y economía de recursos.
El uso de las nuevas tecnologías es un factor de progreso y crecimiento económico, por la rapidez y simplifcación de trámites y procedimientos. Estas ventajas no afectan los principios ni los procesos que definen cada actividad, entre ellas, la notarial.
Las nuevas tecnologías no alteran la naturaleza de los negocios, las actividades, ni sus regímenes esenciales.
Para ello el Estado ha legislado la firma digital, como un sistema que garantiza la seguridad jurídica, mediante severos controles que aseguran la inviolabilidad de los procesos. El 29 de octubre del 2012, el Colegio de Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires ha suscripto con la Administración Federal de Ingresos Públicos un convenio mediante el cual esta última otorgará en su calidad exclusiva de entidad certificante el servicio de firma digital a los escribanos de la Ciudad de Buenos Aires. En marzo de 2016 el Colegio pasó a ser Autoridad de Registro en la órbita de la ONTI (Oficina Nacional de Tecnologías de Información) que es la Autoridad raíz de la República Argentina.
¿Para qué y por qué utilizar la firma digital?
La firma digital originalmente se empezó a utilizar para trámites administrativos, pero gracias a los desarrollos del Colegio de Escribanos cada vez es más difundido su uso en los Documentos Notariales.
¿Cómo funciona?
Cada titular de una firma digital posee dos claves asociadas, una privada y otra pública, ambas generadas mediante un proceso matemático que las hace únicas.
[box]Una CLAVE PRIVADA que es secreta y su titular es responsable exclusivo de su uso. Esta clave es la que utiliza el escribano para firrmar digitalmente un documento o mensaje.
Una CLAVE PÚBLICA que es utilizada por el receptor de un documento o mensaje firrmado que le permite verificar la autenticidad de la firma.[/box]
Ambas claves se encuentran asociadas entre sí. La privada figura registrada en un dispositivo digital móvil –llamado TOKEN– que el usuario de la firma tiene que utilizar cada vez que desea firmar digitalmente un documento.
La pública se encuentra registrada en el organismo certificante (ANSES, AFIP, ONTI). El sistema es automático: la información cifrada a través del TOKEN con la clave privada sólo puede ser descifrada al ser cotejada con la clave pública que le corresponde. Para poner en funcionamiento este proceso informático automático a través del TOKEN, es necesario contar –además– con una clave personal de seguridad que solo el usuario conoce.
Esta clave permite el uso del dispositivo para encriptar el documento que será transmitido electrónicamente. De este modo, el uso de la firma digital asegura que el documento no sea alterado al circular por Internet
¿Qué es el firmador del Colegio?
El Colegio desarrolló un firmador para firmar digitalmente los documentos notariales. Dicho firmador valida que el escribano esté en ejercicio de sus funciones y agrega un sello visible al documento digital firmado.
Los documentos digitales
Con el tiempo el Colegio desarrolló plantillas con documentos digitales que puedan ser reconocidas por el firmador.
Su evolución es el GEDONO o Generador de Documentos Notariales en formato digital.
¿Para qué sirve el GEDONO?
Para generar documentos notariales en formato digital.
¿Cómo firmo los documentos generados con el GEDONO?
Debo descargarlos a mi PC y firmarlos con el firmador del Colegio. Previo debo tener el token con firma digital, instalar los drivers en mi PC, conectar el Token y poner la clave al momento de firmar.
¿Qué documentos puedo generar en GEDONO?
Actualmente son 8 los documentos digitales que pueden generarse con GEDONO.
1. Concuerda Digital
Es la versión digital de la foja Concuerda en papel.
¿Para que sirve?
Sirve para generar la primera o ulterior copia de una escritura (art 308 del CCC) adjuntando una imagen de la escritura matriz.
Puede usarse para presentar en el RPI de CABA o bien puede optarse por la foja de Actuacion Notarial digital art. 308 CCCN .
¿Cómo se usa?
Deben completarse los campos de la pantalla. Escanear la escritura matriz en formato pdf, a color y en único archivo. Se debe adjuntar el archivo y apretar el botón “generar”. El archivo se descargará a la PC donde deberá ser firmado digitalmente.
¿Cuál es el producto final?
Un archivo en formato pdf firmado digitalmente por el escribano que tiene adjunta la imagen escaneada en formato pdf de la escritura matriz.
- Certificación de firmas ológrafas con reproducciones.
Esta foja aprovecha una característica del art. 11 de la ley 25.506 de firma digital:
ARTICULO 11. — Original. Los documentos electrónicos firmados digitalmente y los reproducidos en formato digital firmados digitalmente a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte, también serán considerados originales y poseen, como consecuencia de ello, valor probatorio como tales, según los procedimientos que determine la reglamentación.
¿Para qué sirve?
Sirve para convertir en digital documentos cuya firma fue certificada en soporte papel.
¿Cómo se usa?
Debe completarse el formulario y adjuntar en formato pdf el documento cuya firma se certificó en papel.
¿Cuál es el producto final?
Un archivo en formato pdf firmado digitalmente por el escribano. En el mismo archivo se ve primero el documento original que antes eran en papel y luego la certificación notarial. Los informáticos dicen que el documento fue appendeado.
- Certificación digital de reproducciones.
Es la versión digital de la certificación de fotocopias o reproducciones.
¿Para qué sirve?
Sirve para certificar en formato digital la reproducción de documentos, sean estos de origen papel (por ejemplo un estatuto de una sociedad escaneado) o bien sean de origen digital (como una fotografía).
¿Cómo se usa?
Debe completarse el formulario y escanear en formato pdf el documento a certificar.
El sistema exige que se indique el destinatario, art. 97 de la ley 404 y limita la certificación a que sea presentada ante quien se declare dentro de los 90 días de firmada.
¿Cuál es el producto final?
Un archivo en formato pdf firmado digitalmente por el escribano. En el mismo archivo se ve primero el documento certificado y luego la certificación notarial. Los informáticos dicen que el documento fue appendeado.
- Actuación notarial digital extraprotocolar.
Es la versión digital de la foja de Actuacion Notarial cuando no se usa para expedir primeras o ulteriores copia de las escrituras. Especialmente es usado para los certificados de actuación remota.
¿Para qué sirve?
Sirve para realizar certificados notariales en formato digital. Entre ellos, los certificados de actuación remota.
¿Cómo se usa?
Debe simplemente copiarse o redactarse el texto del certificado.
¿Cuál es el producto final?
Un archivo en formato pdf firmado digitalmente por el escribano. Si se adjuntó un documento en formato pdf, se ve primero éste y luego la certificación notarial.
- Actuación notarial digital (art. 308 CCCN)
Es la versión digital de la foja de Actuación Notarial cuando se usa para expedir primera o ulteriores copias de las escrituras.
´¿Para qué sirve?
Sirve para expedir primera o ulterior copia en formato digital de una escritura. Sirve para presentar en el RPI de CABA.
¿Cómo se usa?
Debe escribirse el texto de la primera copia y completarse los datos de la copia. Resulta más sencillo copiar el texto desde un procesador de texto y pegar el texto en el formulario ( ctrl + V).
¿Cuál es el producto final?
Un archivo en formato pdf firmado digitalmente por el escribano con el texto de la primera o ulterior copia digital.
- Certificación de firmas presenciales en documentos papel
Es un editor de texto y es el único caso en que no se genera un documento digital. Por ello, puede usarse cualquier otro procesador de textos.
¿Para qué sirve?
Sirve para generar el texto del acta de certificación de firmas cuando la firma fue tomada mediante un dispositivo electrónico utilizando el SDF en un documento papel.
¿Cómo se usa?
Debe redactarse el acta y se imprime el documento en la nueva foja de Acta de Certificación de Firmas del sistema digital o en su correspondiente anexo.
¿Cuál es el producto final?
Un archivo en formato pdf que debe imprimirse en la foja de Acta de Certificación de Firmas del sistema digital firmado digitalmente por el escribano.
- Certificación de firmas en documentos digitales.
Es la foja para documentos digitales del SDF.
¿Para qué sirve?
Sirve para certificar firmas puestas por los requirentes mediante el uso del SDF en documentos digitales.
¿Cómo se usa?
Firmado el documento en el SDF, debe seleccionarse el documento, completar los campos y elegir si la firma se hizo en videoconferencia, presencial o ambos a la vez.
¿Cuál es el producto final?
Un archivo en formato pdf firmado digitalmente por el escribano. En el mismo archivo hay adjunto un archivo que contiene el documento que firmó el requirente en presencia del escribano. La idea es que pronto se pueda usar el sistema de apendeado donde se ve primero el documento original firmado por el requirente en el SDF y luego la certificación notarial.
- Certificación de firma digital del requirente.
Si el requirente precisare certificar su firma digital en un documento digital, debe utilizarse esta foja.
¿Para qué sirve?
Sirve para certificar firmas digitales puestas en presencia del escribano.
¿Cómo se usa?
El escribano debe presenciar cómo el requirente coloca su firma digital en un documento digital. Dicha presencia puede ser presencial o bien mediante videoconferencia. El archivo firmado debe ser en formato pdf y bastará completar el formulario, adjuntar el archivo firmado y generar el acta de certificación.
¿Cuál es el producto final?
Un archivo en formato pdf firmado digitalmente por el escribano. En el mismo archivo hay adjunto un archivo que contiene el documento que firmó el requirente en presencia del escribano.
En este caso no puede usarse el sistema de apendeado porque se rompería la firma digital del requirente en el documento que firmó.
FAQs
¿Puedo verificar una foja digital?
Sí desde el historial del GEDONO
Los documentos digitales, ¿se registran en la red federal de Blockchain Argentina?
Sí se registran.
Quiero chequear la fecha y hora de la firma del documento digital.
Puede hacerlo desde el mismo documento o desde el historial del GEDONO
¿Puedo rectificar una foja digital si fuere necesario?
Sí, desde el historial de GEDONO.
¿Puedo volver a descargar la foja digital firmada?
Sí, desde el historial de GEDONO.
¿Cómo legalizo un documento digital?
Desde el historial de GEDONO.
¿Cómo puedo saber los costos de las fojas digitales firmadas?
Desde el historial de GEDONO pueden verse los costos que el Colegio cobrará en la boleta ley 404.