Antecedentes:
a) Ley de firma digital:
Que el 14 de noviembre de 2001, el Senado y la Cámara de Diputados de la Nación Argentina reunidos en Congreso, sancionaron la Ley 25506 (en adelante “la ley de firma digital”), incorporando al derecho argentino la firma digital.
Que “la ley de firma digital” define a la firma digital en su artículo segundo, como “al resultado de aplicar a un documento digital un procedimiento matemático que requiere información de exclusivo conocimiento del firmante, encontrándose ésta bajo su absoluto control. La firma digital debe ser susceptible de verificación por terceras partes, tal que dicha verificación simultáneamente permita identificar al firmante y detectar cualquier alteración del documento digital posterior a su firma.”
Que conforme “la ley de firma digital”, si un documento firmado digitalmente es verificado correctamente, se presume salvo prueba en contrario, que proviene del suscriptor del certificado asociado y que no fue modificado.
Que conforme lo establecido en la “ley de firma digital”, esta legislación incorpora la posibilidad de otorgar actos y contratos, con pleno valor jurídico, mediante documentos digitales y firmarlos digitalmente. Se equipara la validez del soporte electrónico a los documentos manuscritos tradicionales exigidos como forma escrita, y por el otro la firma digital como modo para suscribirlos.
Que la “ley de firma digital” establece en su artículo tercero, que cuando la ley requiera una firma manuscrita, esa exigencia también quedará satisfecha por una firma digital. Este principio es aplicable a los casos en que la ley establece la obligación de firmar o prescribe consecuencias para su ausencia.
b) Ley Notarial:
Que el 15 de junio de 2000, se sancionó la ley 404, (publicada en el Boletín Oficial el 24 de julio de 2000, en adelante la “Ley Notarial”) que regula el ejercicio de la función notarial y la profesión de escribano, organizando su desempeño en el ámbito de la Ciudad de Buenos Aires.
Que en el TÍTULO III, Sección primera de la “Ley Notarial”, referido a LOS DOCUMENTOS NOTARIALES, se establecen los requisitos generales de dichos documentos, entre los cuales se destacan:
– En su artículo 62 se establece que “Los documentos podrán ser extendidos en forma manuscrita, mecanografiada o utilizando cualquier otro medio apto para garantizar su conservación e indelebilidad y que haya sido aceptado por el Colegio de Escribanos…”
– En su artículo 64 se establece que “Toda vez que el notario autorice un documento o estampe su firma por aplicación de esta ley, junto con la signatura, pondrá su sello. El Colegio de Escribanos normará sobre su tipo, características, leyendas y registraciones.”
Que en el CAPITULO III de la sección primera del título II de la “Ley notarial” referido a “la competencia material y territorial”, en el artículo 20 enumera las “funciones notariales, de competencia privativa de los escribanos de registro, a requerimiento de parte o, en su caso, por orden judicial. En el inciso d) de dicho artículo establece en particular que es función del escribano “Redactar y extender documentos que contengan declaraciones de particulares y expresiones del escribano autorizante, con forma de escrituras públicas, actas, copias testimoniadas o simples, certificados y documentos protocolares o extraprotocolares que tengan el carácter de instrumento público conforme las disposiciones del Código Civil, esta ley u otras que se dictaren.”
Que dentro de la sección tercera del título III, referida al Documento Extraprotocolar, el artículo 93 sostiene que los certificados “Deberán ser extendidos en las hojas de actuación notarial que para cada caso determine el Colegio de Escribanos, excepto en los supuestos cuya facción en otro soporte documental fuere impuesta por las leyes de fondo…”
Que el artículo 114 referido a las copias, testimonios y copias simples establece que “En estos documentos podrá emplearse cualquier soporte material y medio de reproducción que asegure su permanencia indeleble en el tiempo, conforme con las reglamentaciones que al efecto estableciere el Colegio de Escribanos.”
Que el Decreto Reglamentario de la ley 404 establece en su artículo 36 que “El soporte del documento podrá ser de cualquier naturaleza admitida por la legislación vigente y aprobada por el Colegio de Escribanos, siempre que garantice perdurabilidad, accesibilidad, significado unívoco y posibilidad de detectar cualquier modificación que se introdujere a posteriori de las firmas de las partes y del escribano autorizante.”
c) Resoluciones y Disposiciones de orden nacional referidas a la utilización de la firma digital.
Que el Decreto Nº 1266/08 faculta a la SECRETARIA DE GABINETE Y GESTIÓN PUBLICA a actuar como autoridad de aplicación del Régimen Normativo que establece la Infraestructura de Firma Digital establecida en la “Ley de firma digital”, como así también, en las funciones de ente licenciante de certificadores, supervisando su accionar.
Que en virtud del Decreto Nº 1028/03 la OFICINA NACIONAL DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN es la encargada de intervenir en la definición de las normas reglamentarias y tecnológicas tendientes a asegurar el buen ejercicio del régimen, en el otorgamiento y revocación de las licencias a certificadores, cumpliendo funciones de órgano rector en materia de empleo de tecnologías informáticas del Sector Público Nacional.
Que la Decisión Administrativa Nº 6/07 de la Jefatura de Gabinete de Ministros, establece las normas técnicas y el procedimiento aplicable al otorgamiento y revocación de licencias a los certificadores que así lo soliciten.
Que la Resolución Nº 63/07 de la Subsecretaría de la Gestión Pública, aprobó la “Política de Certificación de la Autoridad Certificante Raíz de la Infraestructura de Firma Digital de la República Argentina”, con ajuste a la cual se emitirán los certificados de autoridades certificantes que soliciten el licenciamiento y cumplan con la normativa aplicable.
Que la Autoridad de Aplicación de la Infraestructura de Firma Digital conforme lo establece el artículo 20 de la Ley Nº 25.506 tiene por función el otorgamiento de licencias a aquellos certificadores que así lo soliciten, previo dictamen legal y técnico que demuestre la aptitud del certificador para cumplir con sus funciones y obligaciones inherentes al licenciamiento.
Que en esta dirección y orden de ideas mediante la Resolución 88/08, la Secretaría de Gabinete y Gestión Pública de la Jefatura de Gabinete de Ministros, aprobó la Política de Certificación para la Autoridad Certificante de la “ADMINISTRACIÓN FEDERAL DE INGRESOS PÚBLICOS” en adelante la “AFIP” y otorgó la Licencia para operar como Certificador Licenciado a dicha entidad pública, todo con ajuste a las prescripciones de la “Ley de Firma Digital” y normas complementarias.
Que dicha Resolución, entre otras cuestiones técnicas, establece las políticas que se aplican a las relaciones entre la AFIP, los solicitantes y suscriptores de los certificados digitales emitidos por la Autoridad Certificante de la AFIP, en adelante “AC de la AFIP”, y los terceros usuarios de dichos certificados.
Que la citada Resolución establece que podrán suscribir los certificados digitales emitidos por la AC de la AFIP las personas físicas que utilizan los servicios de la AFIP mediante Clave Fiscal.
Que por su parte prevé que los certificados emitidos por la AC de la AFIP, tienen como objeto verificar la autoría e integridad de:
a) los documentos electrónicos de carácter tributario, aduanero, fiscal y administrativo firmados digitalmente que se intercambien entre los contribuyentes y la AFIP;
b) los documentos electrónicos de carácter tributario, fiscal y administrativo firmados digitalmente que se intercambien entre los contribuyentes y los organismos recaudadores provinciales y municipales, que adopten la utilización de certificados digitales emitidos por la AC de la AFIP para sus sistemas de información;
c) los documentos firmados digitalmente presentados por personas físicas ante organismos de la Administración Pública Nacional, que adopten la utilización de certificados digitales emitidos por la AC de la AFIP para sus sistemas de información.
d) Convenio de la Administración Federal de Ingresos Públicos con El Colegio de Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires.
Que el 29 de octubre del 2012, El Colegio de Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires, en adelante “El Colegio” ha suscripto con la AFIP, un convenio que está basado en lanecesaria colaboración que debe existir entre entidades que ejercen potestades públicas.
Que dicho convenio prevé que la AFIP brindará a los matriculados de “El Colegio” el servicio de certificación de firma digital en el marco de la “Ley de firma digital”.
Visto y considerando:
Que “El Colegio” ha ido a lo largo de su historia adaptando las nuevas herramientas proporcionadas por la tecnología con el propósito de facilitar el ejercicio de las actividades relacionadas con la función notarial de los escribanos de la demarcación.
Que es intención de “El Colegio” promover la evolución y progreso del desarrollo de medios digitales, a los efectos de facilitar la comunicación entre escribanos y entre éstos y la administración pública, facilitando la celeridad de los trámites que realiza el escribano sin perder de vista la seguridad jurídica que fundamentalmente brinda la intervención notarial.
Que en virtud de la legislación y normativa vigente citada en los antecedentes de esta resolución, hoy “El Colegio” está en condiciones de implementar la firma digital para la realización de determinados trámites y comunicaciones digitales, cumpliendo con los recaudos legales vigentes.
Conforme tales preceptos, “El Colegio” en virtud de las facultades conferidas por la Ley Notarial ha resuelto dictar el presente reglamento de uso de firma digital para los Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires, pero con pleno valor jurídico en todo el territorio de la República Argentina.
PARTE GENERAL:
Artículo 1º: Los escribanos de esta demarcación podrán firmar digitalmente los documentos extraprotocolares que refiere el TITULO II sección TERCERA de la ley 404, como ser: certificados, copias, traslados, testimonios, copias simples y demás documentos previstos en la Ley Notarial o que en el futuro prevea, siempre que este mecanismo de firma esté especialmente autorizado por la presente reglamentación, sus futuras adendas y por la normativa especial que sea dictada en cada caso.- Esta resolución no se aplica a los documentos protocolares.
Artículo 2º: Los documentos digitales firmados en forma digital en las condiciones que establece la Ley 25.506 y esta reglamentación, tendrán el mismo valor legal que los firmados en soporte papel conforme lo previsto por el Código Civil, la Ley Notarial y sus disposiciones reglamentarias.
Artículo 3°: A estos efectos no se reconocerá otra firma digital que no sea la que provenga de los certificados digitales emitidos por la Autoridad Certificante con la cual “El Colegio” hubiere suscripto convenio tal como el suscripto con la A.F.I.P. conforme R.G. 88/08.
Artículo 4°: El documento electrónico al que se le aplicará la firma digital prevista en esta reglamentación y sus adendas, deberá ser confeccionado con el formato determinado por “El Colegio” o por la autoridad administrativa con la cual “El Colegio” celebre convenio de cooperación.
Artículo 5º: “El Colegio” podrá validar el carácter de escribano matriculado en ejercicio de la función notarial del firmante del documento digital al momento de la firma o creación del documento.
Artículo 6°: “El Colegio” podrá arancelar el documento digital y el proceso de validación previsto en el artículo precedente.
Artículo 7º: Cada escribano será responsable en forma absolutamente personal por la correcta utilización del dispositivo de firma digital. Está obligado a conservar y custodiar el dispositivo durante la vigencia de su ejercicio profesional y denunciar si dejara de estar bajo su custodia por cualquier motivo, incluso por pérdida, deterioro o situación que ponga en riesgo el secreto o la unicidad del dispositivo. A su vez, cada escribano está obligado a cumplir estrictamente con las obligaciones previstas en el artículo 25 de la ley 25.506.-
PARTE ESPECIAL:
Certificado Notarial Digital.
Artículo 8°: En los términos y alcances específicos de esta reglamentación y sus anexos, créase el certificado notarial digital. Dicho certificado se emitirá de acuerdo a los requisitos y previsiones de los artículos 96 y siguientes de la ley 404 y podrá contener declaraciones o atestaciones del notario que tienen por objeto afirmar en forma sintética la existencia de personas, documentos, cosas, hechos, registros, datos y situaciones jurídicas percibidas sensorialmente por el notario. Deberán expresar lugar y fecha de su expedición, datos del autorizante, referencias del requerimiento y objeto y el destinatario preciso de la atestación. Deberá ser firmado digitalmente por el escribano autorizante en los formularios digitales provistos por “El Colegio”.
Artículo 9°.- Los certificados notariales digitales del artículo
anterior se aplicarán exclusivamente para los trámites o incumbencias
admitidos por la presente reglamentación y sus anexos incorporados y a
incorporarse. Este mecanismo no se aplica a los certificados que
tuvieran por objeto autenticar firmas e impresiones digitales u otros
certificados que requieran la firma ológrafa del requirente.
Artículo 10°. Podrán expedirse copias certificadas en papel de la documentación digital certificada notarialmente, haciéndose constar tal circunstancia.
Comunicaciones Digitales.
Artículo 11: Las comunicaciones entre los escribanos y “El Colegio”, enviadas por vía electrónica en los formularios digitales provistos por “El Colegio” firmados digitalmente por el escribano, tendrán el mismo valor legal que las firmadas en soporte papel, siempre que se realicen en los términos de esta reglamentación o sus modificaciones.
Artículo 12: Tendrán el mismo valor legal que las comunicaciones en soporte papel, las comunicaciones firmadas digitalmente en los términos de esta reglamentación entre los escribanos de la demarcación y otros escribanos, las oficinas administrativas u organismos gubernamentales, registros de la propiedad, Ministerio de Justicia, Inspección General de Justicia, Administración Federal de Ingresos Públicos, Anses, Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, Municipalidades del interior de la provincia de Buenos Aires y todas sus reparticiones y demás entidades autárquicas creadas o a crearse, locales y/o, provinciales y/o nacionales que especialmente lo autoricen conforme su reglamentación específica.
Copia Digital.-
Artículo 13º: En los términos y con los alcances previstos en esta
resolución créase la copia digital para los trámites o
incumbencias admitidos por la presente reglamentación y sus anexos
incorporados y a incorporarse. La copia digital deberá ser firmada
digitalmente por el escribano en el formulario digital provisto por el
Colegio de Escribanos. Sólo serán válidas para el objeto y destinatario
para el cual fueron expedidas.-
Artículo 14.- La copia digital se expedirá en los términos del artículo
105 y concordantes de la Ley Notarial. Deberá expresar al final la
identificación del documento protocolado con mención del folio, el
escribano autorizante, el carácter en que actúa, número de registro,
aseverar la fidelidad de la reproducción con respecto al original, para
quién se expide, el lugar y fecha de su expedición e indicar el
destinatario preciso de la misma. Deberá dejarse constancia de su
expedición mediante nota en el protocolo.
ANEXO I:
Artículo 1°: Apruébase la copia digital de la escritura de habilitación de acuerdo a lo previsto en la resolución 97 del 2013 de la Agencia Gubernamental de Control. Dicha copia, deberá cumplir con los requisitos de esta reglamentación y deberá ser firmada digitalmente por el escribano autorizante en el formulario provisto por “El Colegio” que será enviado en forma digital a la Agencia Gubernamental de Control desde la página web de “El Colegio”.
Artículo 2: Créase la Mesa de Entradas Virtual que funcionará en la página web del Colegio de Escribanos. En la misma, los escribanos de esta jurisdicción podrán presentar todo escrito que actualmente se presenta en la Mesa de Entrada siempre que estuviere disponible en la página web el formulario al efecto.-
* Reglamento aprobado por el Consejo Directivo en su sesión de fecha 6 de febrero de 2014, Resolución Nº 50/14 (Acta 3889).