REGLAMENTO DE USO Y VENTA DE FOJAS
Título I
CARACTERÍSTICAS COMUNES
Artículo 1°
Dimensiones:
Las medidas de las fojas serán:
Foja entera: Tamaño A4
Ancho: 21,00 cm
Largo: 29,7 cm
Margen superior: 5,00 cm (Incluye guarda y escudos)
Margen derecho: 1,1cm (Incluye guarda)
Margen izquierdo: 5,00 cm
Espacio escritura: 14,90 cm.
Media foja: Tamaño A5
La denominada “media foja” tendrá las mismas dimensiones, excepto por el largo, que es de 14,85 cm.
Artículo 2°.
Diseño:
La guarda del margen superior contendrá la identificación de la ley orgánica que regula la actividad notarial en el ámbito de la Ciudad de Buenos Aires y se podrá prever el uso al que está destinada; además de los escudos del Colegio de Escribanos y el nacional. El color de la guarda y márgenes, espacios numerados y texto variará de acuerdo con el tipo de foja, según lo que se establece en este reglamento. En el margen superior derecho y debajo de la guarda a la que se ha hecho referencia, se consignará, impresa, la letra o letras de la serie y numeración correlativa correspondiente a cada clase de hoja.
Artículo 3°.
Medidas de Seguridad:
Serán las que en cada caso determine el Consejo Directivo, de acuerdo con los cambios tecnológicos en la materia que aseguren la inalterabilidad de las fojas. Deberán comunicarse las que contengan las fojas actualmente en uso y las modificaciones que se dispongan al respecto.
Artículo 4°.
En la denominada “foja entera” no podrán ser escritos más de veinticinco renglones por carilla, sin perjuicio de las entrelíneas que pudieren ser adicionadas con carácter de corrección. En la “media foja” no podrán ser escritos más de diez renglones por carilla, con igual salvedad.
Título II
CLASES DE FOJAS – SU USO
FOJAS DE PROTOCOLO
Artículo 5°.
- Protocolo notarial: Se utilizarán exclusivamente para la formalización de escrituras. Serán las únicas fojas utilizables para la formación del protocolo de los escribanos que no hubieren optado por dividirlo, en los términos del artículo 66 del decreto 1624/00, y como “protocolo A” por los que hubieren ejercido tal opción.
- Protocolo notarial “B”: Sólo podrán ser utilizadas para la formación del “protocolo “B” de los escribanos que hubieren optado por dividirlo de acuerdo con la norma citada; en él se instrumentarán exclusivamente actas.
Artículo 6°.
La opción de dividir el protocolo deberá ser ejercida ante el Colegio de Escribanos por el titular del registro, mediante presentación de nota con dos copias, las que, con la constancia de su recepción, deberán ser agregadas: una al protocolo A, en el orden cronológico correspondiente a la presentación; y la otra al principio del protocolo B.
Artículo 7°.
En el caso de división del protocolo, su foliatura y la numeración de las escrituras, así como las notas de apertura y cierre, serán independientes para cada uno de ellos. Quien expida las copias de las escrituras pasadas en dichos protocolos deberá consignar en la atestación de concordancia con la matriz a qué protocolo corresponden las mismas.
Artículo 8°.
Aquellos que hubieren optado por dividir el protocolo podrán solicitar en cualquier momento su unificación mediante el mismo procedimiento, pero ésta recién se producirá a partir del primero de enero del año siguiente al de dicha solicitud. En este supuesto, la copia de la solicitud que debe incorporarse al protocolo B, se agregará a la nota de cierre definitivo de dicho protocolo.
Artículo 9°.
La foliatura del protocolo y la de las fojas especiales de actuación notarial deberán respetar el orden numérico impreso en las hojas y efectuarse dentro de las veinticuatro horas hábiles de su adquisición. Las fojas serán foliadas, expresándose en letras y en guarismos el número de orden que les corresponde.
Artículo 10.
Cualquier error en el foliado, ya sea en las letras o en los guarismos, debe de ser salvado de puño y letra del escribano y firmado y deberá realizarse en el margen izquierdo o superior del folio en el cual se ha errado.
Artículo 11.
Toda transposición, repetición u omisión en la foliatura deberá ser denunciada al Colegio de Escribanos por el notario responsable del protocolo, dentro de las cuarenta y ocho horas de que haya tenido conocimiento de tal circunstancia, al efecto de la intervención del Departamento de Inspección de Protocolos para consignar la nota pertinente.
FOJAS DE ACTUACIÓN NOTARIAL NO PROTOCOLAR
Artículo 12.
Fojas de actuación notarial:
Se utilizarán para la expedición de copias, testimonios, copias simples, certificados (con excepción de las certificaciones de reproducciones) y para la confección de cualquier otro documento extraprotocolar que no requiera su formalización en fojas especiales.
Artículo 13.
Medias fojas y fojas enteras para certificación de reproducciones:
Su uso es exclusivo y obligatorio para la certificación de reproducciones.
a) La media foja llevará un texto preimpreso. A continuación el escribano podrá adicionar las constancias que deba o considere conveniente consignar.
- b) La foja entera estará en blanco y el escribano determinará el texto que deba ser redactado.
No será necesario el uso de estas hojas para la certificación de reproducciones que fueren agregadas al protocolo.
Por ambos tipos de fojas se realizará igual aporte a la Caja Notarial Complementaria de Seguridad Social.
Artículo 14.
Fojas de certificación de firmas e impresiones digitales (con requerimiento en libro respectivo) y sus anexos:
Se utilizarán exclusivamente para tales certificaciones, de acuerdo con lo establecido en el texto ordenado del reglamento aprobado por el Consejo Directivo del Colegio de Escribanos en sesión del 18-09-2014 – acta Nº 3913- y sus modificatorias (Resolución 383/15 del 1°-10-2015, ratificada por Resolución 438/15 del 28-10-2015, y Resolución 20/16 del 27-01-2016).
Artículo 15.
Fojas movibles de requerimiento y certificación de firmas e impresiones digitales y sus anexos:
Se utilizarán exclusivamente para tales requerimientos y certificaciones, de acuerdo con lo establecido en el reglamento aprobado por el Consejo Directivo del Colegio de Escribanos en sesión del 18-09-2014 – acta Nº 3913- y sus modificatorias (Resolución 383/15 del 1°-10-2015, ratificada por Resolución 438/15 del 28-10-2015, y Resolución 20/16 del 27-01-2016).
Artículo 16.
Fojas especiales de actuación notarial (AU):
Serán utilizadas exclusivamente como matriz de las actas extraprocolares que pueden formalizar los escribanos autorizados de acuerdo con lo establecido en el artículo 178 de la ley 404.
Artículo 17.
Fojas para expedición de copias de escrituras y actas extraprotocolares fotocopiadas (concuerda).
Se utilizarán para la expedición de copias de escrituras y actas extraprotocolares con matrices fotocopiadas
Artículo 18.
Fojas de rúbrica de libros comerciales:
- a) Fojas para la solicitud de Rúbrica: Serán utilizadas para la solicitud de rúbrica de libros ante la Inspección General de Justicia y las constancias y certificaciones notariales pertinentes.
- b) Fojas de obleas de rúbrica de libros comerciales: Serán utilizadas para imprimir las obleas de rúbrica de libros expedidas por la Inspección General de Justicia
Artículo 19.
Fojas para expedición de copias de escrituras y actas extraprotocolares del Archivo de Protocolos Notariales:
Son de uso exclusivo del Archivo de Protocolos Notariales, para expedir copias de escrituras y actas extraprotocolares de escribanos Autorizados.
Artículo 20.
Fojas de legalización, por parte del Colegio de Escribanos, de la firma y sello de los notarios de la demarcación.
- a) Fojas para Legalización: Serán utilizadas por el Colegio de Escribanos
- b) Fojas para legalización digital: Serán utilizadas por el escribano para imprimir las legalizaciones expedidas por el Colegio de Escribanos vía web.
Título III
CARACTERÍSTICAS ESPECIALES DE LAS FOJAS
Artículo 21.
Las características especiales de cada una de las hojas comprendidas en el título anterior, son las siguientes:
- a) Fojas de protocolo notarial: color rojo, Serie A.
- b) Fojas de protocolo “B”: color púrpura, Serie B, con renglones
- c) Fojas de actuación notarial: color verde, Serie N.
- d) Medias fojas de Certificación de Reproducciones: color verde, Serie T.
- e) Fojas enteras de Certificación de Reproducciones: color verde Serie V.
- f) Fojas de certificaciones de firmas e impresiones digitales (con requerimiento en el libro respectivo) y sus anexos: color verde, Serie F.
- g) Libro de requerimiento de certificación de firmas e impresiones digitales: compuesto de 200 (doscientas) actas cada uno: hojas con márgenes color azul, Serie F, con renglones y texto preimpreso.
- h) Fojas movibles de requerimiento y certificación de firmas e impresiones digitales y sus anexos: Acta de certificación de firmas color azul, serie R; Acta de Requerimientos: color púrpura, serie R; Anexo Certificación de Firmas: color azul, Serie R.
- i) Fojas especiales de actuación notarial para escribanos autorizados: color púrpura, Serie AU, con renglones.
- j) Fojas para expedición de copias de escrituras y actas extraprotocolares fotocopiadas (concuerda): color verde, Serie C, con texto preimpreso.
- k) Fojas para rúbrica de libros: a) Solicitud de Rubrica de Libros: color púrpura, Serie S; b) Oblea de Rúbrica de Libros: color azul, Serie E. Ambas Sin márgenes laterales.
- l) Fojas para expedición por parte del Archivo de Protocolos Notariales, de copias de escrituras y actas extraprotocolares: color púrpura, Serie P.
- m) Medias fojas para la legalización, por parte del Colegio de Escribanos, de la firma y sello de los notarios de la demarcación: color rojo, Serie L, con texto preimpreso.
- n) Fojas para legalización digital: Color Purpura Serie D.
Los diseños, normas de seguridad, serie y colores de las hojas serán los que oportunamente decidiere el Consejo Directivo.
Título IV
VENTA DE FOJAS
Artículo 22.
Las fojas, así como los libros de requerimiento de certificación de firmas e impresiones digitales serán provistos por el Colegio a requerimiento del escribano titular, adscripto, subrogante o interino de cada registro notarial, o autorizado en su caso, efectuado exclusivamente por medio de un formulario, que el Colegio imprimirá y encuadernará en chequeras. Éstas se expedirán a solicitud del notario en nota firmada y sellada.
Artículo 23.
El formulario de compra constará de numeración identificatoria que relacione la matrícula del solicitante con el registro para el que las solicita y contendrá los datos necesarios para procesar la operación de compra y permitir su registro.
Artículo 24.
El escribano titular y los adscriptos de cada registro formularán el pedido de provisión de fojas de uso común con sus chequeras personalizadas. El notario subrogante o interino lo hará con formularios de la chequera del escribano titular del registro, con aclaración del carácter en que actúa.
Artículo 25.
Las fojas deberán ser adquiridas en número no inferior a diez por cada clase o en cantidad que sea múltiplo de diez, excepto las de concuerda que se pueden adquirir de a cinco. Las fojas serán entregadas en envases cerrados. El adquirente de las fojas deberá denunciar por escrito al Colegio de Escribanos cualquier faltante o sobrante, defecto o errores de impresión, dentro de las veinticuatro horas hábiles de efectuada la compra. Transcurrido dicho lapso se presume que no existen observaciones que formular. En la primera foja del lote de compra de protocolo “A” y “B” y de fojas especiales de actuación notarial para escribanos autorizados “AU” se estampará el sello de rúbrica que habilita su uso, el que contendrá la fecha de adquisición.
Artículo 26.
Se venderá hasta un máximo de ciento cincuenta (150) fojas de protocolo y de fojas especiales de actuación para escribanos autorizados por semana, por cada notario Titular y Adscripto de un mismo registro o Autorizado, según el caso. En el supuesto de ser requerido un número superior al indicado, quien lo solicite deberá hacerlo por nota, fundamentando los motivos que hacen necesaria la compra. El pedido deberá ser autorizado por un consejero, quien, a su vez, informará lo actuado en la primera sesión del Consejo Directivo que se realice.
Artículo 27.
En caso de pérdida, destrucción, sustracción o cualquier forma de deterioro de una o más fojas de protocolo o de otra clase, del libro de requerimiento de certificaciones de firmas e impresiones digitales o de la chequera de solicitudes para la adquisición de dichas fojas y libro, el escribano responsable de su guarda lo comunicará de inmediato al Colegio de Escribanos, con expresa mención del estado de utilización en que se encontraban las mismas, sin perjuicio de la denuncia policial que pudiere corresponder.
Artículo 28.
El Colegio registrará las ventas de fojas mediante constancias de las que resulte el nombre, apellido, matrícula y registro notarial o autorización del escribano solicitante y carácter en que actúa, si se tratare de subrogante o interino; fecha de compra, clase, cantidad y numeración de las fojas entregadas y cuadernos o libros a los que corresponden, según el caso. El mismo procedimiento se seguirá para la venta de libros de requerimiento de certificación de firmas e impresiones digitales.
Artículo 29.
Con las fojas se entregará al escribano un remito en el que se detallarán la clase, cantidad, numeración de las fojas y número de cuadernos solicitados de acuerdo con el tipo de fojas o libros entregados, así como su costo unitario y total.
DISPOSICIÓN TRANSITORIA:
Autorizar la utilización del remanente existente de fojas del tamaño anterior hasta agotarlas. Para las fojas de rúbrica de libros comerciales se autoriza además la utilización del diseño anterior hasta que la Inspección General de Justicia disponga el cambio de foja.