Para su mejor atención se recomienda a los señores escribanos:
1) Respetar el cronograma de entrega que ha resuelto el Consejo Directivo para evitar la aplicación del procedimiento de la resolución Nro. 402/03, comunicada en la circular 3112 del 28 de agosto de 2003, que faculta a la Dirección del Archivo de Protocolos a efectuar las intimaciones correspondientes ante la falta de entrega en término. De esta forma también se evitará las observaciones que realizan los profesionales que concurren al Archivo para la exhibición de los protocolos o para la expedición de documentación.
2) No serán aceptadas notas en las que se pidan prórrogas para la encuadernación, salvo los casos fundados que merezcan resolución por parte del Consejo Directivo. El encuadernador que tiene su taller en el edificio de Alsina goza de la concesión del local y la entrega del protocolo al mismo no implica haber cumplido con la entrega al Archivo de Protocolos, quedando a cargo del escribano todas las obligaciones sobre el mismo.
3) Cualquier otra circunstancia que obste a la entrega de los protocolos deberá ser comunicada formalmente al Colegio de Escribanos con expresión de la causa que origine la cuestión.
4) No se hará lugar a la recepción anticipada de protocolos (Resolución 130/03 del Consejo Directivo de fecha 26 de marzo de 2003 ? Circular 3104). Los casos que se consideren de excepción, deberán solicitarse de la misma forma que el ítem anterior.
5) Cada tomo deberá contener el índice correspondiente al mismo, pudiendo optar por agregar el índice general del año.
6) La nota de entrega se presentará por duplicado con firma y sello del escribano titular, adscripto, subrogante o interino, declarando que no existen fojas faltantes, y en caso contrario, se individualizarán las escrituras con sus folios faltantes, indicando el juzgado y secretaría en el que tramita el proceso y la carátula del expediente o causa (Resolución del Consejo Directivo, acta 3341 del 17 de julio de 2002). También, se comunicará cualquier otra circunstancia que haga al protocolo en sí.
7) La recepción se realizará en la planta baja del edificio de Alsina, en el horario de 10 a 14, en las fechas asignadas a cada Registro. Los viernes no se recepcionarán protocolos, salvo que así estuviera expresamente establecido en el cronograma.
8) Se rechazará la recepción de los tomos que contengan documentación suelta o agregada desprolijamente o que por su volumen comprometa la estructura del mismo o que estén en malas condiciones.(1)
9) Cada tomo tendrá rotulado en el lomo los mismos datos que se detallan en la nota de entrega.
10) En los casos de encuadernación conjunta de dos o más años, se deberá adjuntar copia de la resolución de Consejo Directivo que así lo autorizara.
(1) En la circular 3112 se comunica la creación del Registro de Encuadernadores, aprobado por Resolución 403/03 del Consejo Directivo, y por Resolución 404/03 se aprobaron las normas y características de encuadernación.